Психология и психиатрия

Управление на времето

Управление на времето - това са начини за организиране на временното пространство, с цел най-икономичното и същевременно ефективно използване. Управлението на времето има за цел обучението на съзнателно внимание и контрол върху времето, прекарано за изпълнение на определени задачи. Първоначално управлението на времето се използваше изключително в сферата на бизнеса, но постепенно нейните методи станаха актуални за организацията и личното пространство. Методите за управление на времето се състоят от различни техники, включително първоначално поставяне на цели, планиране на необходимите действия, възлагане и делегиране на задачи и изготвяне на приоритетни списъци.

Управление на времето - какво е това?

С развитието на информацията и ускоряването на темпото на живот на обществото, както и с нарастващите изисквания към характеристиките на работата, от хората се изисква да изпълняват все по-големи задачи. Спътниците на този процес често са крайни срокове и проблеми с времето. Тези, които издържат на такъв товар чрез упражняване на всички сили и проучване на последните резерви на психиката, са при хроничен стрес, нервно изтощение, свръхактивни психични системи, което води до неврологични и психосоматични разстройства. За да се справят с разпределението на натоварването, за да оптимизират работата помага такава технология като управление на времето.

Основната причина за появата на управление на времето е нарастващото време на натиск. Това е недостиг на предвидения график за изпълнение на разпределената работа във връзка с неправилно организиране на дейността от страна на служителя или ръководството. Причините за липсата на време са липсата на работен план, неадекватността при оценката на способностите на дадено лице, слаб контрол на личните нужди, липсата или недостатъчната мотивация.

Ефективното управление на времето се основава на добро планиране, което започва с ежедневен анализ на действията, които са били изразходвани за колко време, което позволява да се изготви най-подходящият план. При планирането си струва да се разделят целите, поставени от тяхната неотложност, и да се включва само количеството задачи, с които човек наистина може да се справи (не трябва да рисуваш през целия ден, по-добре е да планираш 60% от времето и да оставиш 40% за неочаквани задачи).

За дългосрочни цели, планирането надолу е важен момент - многогодишната задача е разделена на годишни, годишни, тримесечни, а след това месечни и дневни планове. При неочаквана промяна на условията възниква необходимост от преразпределение на задачите и повдигане на въпроса за техния приоритет.

Управление на времето - Управление на времето

Планирането на времето включва както корпоративно управление на времето, така и управление на личното време. От първите правила на личната област - да не работите в свободното си време, опитайте се да завършите всички трудови дела в определеното за това време, минимизирате времето, прекарано на живот, планирайте свободното си време, така че да присъства като културни и емоционални събития (концерти, изложби, театри) и физически (спорт, активна почивка). Струва си да се обърне специално внимание на свободното време в средата на работната седмица и да се запълни поне една от вечерите с активни дейности, както и свободното време на бизнес пътувания, където си заслужава да се отделят няколко часа, посветени на разглеждане на забележителности.

Основите на управлението на времето се основават на управлението на най-ценния и невъзобновяем ресурс - времето. Тази житейска стратегия включва теоретични аспекти, определени философски възгледи, както и редица определящи принципи и практически методи за структуриране на временното ви пространство. Разбира се, без вътрешна осведоменост и подкрепа на идеи за разумно използване на времето, следващите практически препоръки ще доведат до по-малка ефективност, поради липсата на стабилност при тяхното прилагане.

Модерното наименование на тази посока на саморазвитие не отразява последното му появяване. Дори в древни времена хората се интересували от въпроса за най-оптималната организация на собственото си същество. Философи от онова време, стремящи се към по-голяма ефективност, говориха за въздействието на дейностите по планиране върху неговата производителност и се фокусираха върху изпълнението на действия в зависимост от тяхната важност.

Сега има две основни области: корпоративно управление на времето и управление на личното време. Корпорацията е важна в големите компании, за мениджърите, които планират работния график на цялото предприятие, всеки отдел и задачите на конкретен човек. За тази цел, мениджърът класира степента на значимост на текущите задачи и определя сроковете, както и броя на задачите, които си струва да се раздават на служителя, извършва контрол по изпълнението.

За корпоративно управление на времето - характеристика за управление на времето е мониторинг на времевите разходи за по-нататъшното планиране на графика. От значение е и формулирането на няколко задачи на ден, което предотвратява стагнацията на дейността, ако една от задачите не може да бъде изпълнена в определен период от време поради технически причини.

Управление на личното време се отнася до индивида и може да повлияе както на неговото професионално поле, така и на личното време, развитие, взаимоотношения. Личното управление на времето е от значение, когато в паниката мислите, че нямам време, се върти в главата ви. Ако все още не се нуждаете от помощта на сериозни специалисти, но смятате, че силите изтичат, вие сте се преобърнали, постоянно работите и луменът не се вижда, тогава е време да обърнете внимание на вашето взаимодействие с времето. Управлението на времето ще помогне да се установи неговата употреба, но преди да изпълните практически препоръки, направете пауза и определете каква е вашата вътрешна цел, какви са вашите истински цели. При липса на мотивация и следване на целите на някой друг, компетентното планиране, разбира се, ще подобри ситуацията, но очите ви няма да светят и няма да получите вдъхновена мотивация. Главната гаранция за успех и бързо преодоляване на поставените цели е удоволствието, получено от процеса на тяхното изпълнение и завършване.

Основите на управлението на времето могат да намалят изчерпването на умствените резерви и да повишат производителността не поради прилагането на повече сили, а с помощта на тяхното правилно разпределение.

Управлението на времето не е насочено към работа повече, по-силно или през цялото време. Този метод е за това как да работим ефективно, така че силата и вдъхновението да останат, за да живеят и развиват лични сфери, които са фундаментални за личния смисъл на индивида. Първоначалното планиране позволява, прекарвайки до десет минути на него, да спести цялото време, което може да бъде изразходвано с удоволствие в бъдеще.

Ефективното управление на времето не е нещо трансцендентално, изисква специфични умения и обучение, то започва с включването на планирани задачи в списъка - пише в тетрадка, влиза в телефона, използва специални приложения, но необходимите цели трябва да бъдат фиксирани. Този списък трябва да бъде прегледан и проверен за уместност, редактиран през целия ден в съответствие с новите възникващи цели и приоритетни промени. Всяка задача трябва да има фиксирани срокове, начално време. Психологическият метод за стимулиране на по-нататъшни дейности ще бъде маркиране или изтриване на завършени елементи.

Управлението на времето спомага за управление на времето, правейки живота по-наситен, продуктивен и удобен.

Правила за управление на времето

Времето не може да бъде върнато, опънато или спряно, но може да бъде контролирано чрез промяна на наситеността на полезността на събитията, които се случват в един период от време.

В допълнение към използването на техники за управление на времето, които ще бъдат обсъдени по-подробно по-долу, трябва да следвате организацията на собствения си живот. Например запазването на реда и структурата в работното пространство ще спести време за търсене на необходимия документ, папка или нещо друго. Организацията на работното пространство е мястото, където трябва да започнете да оптимизирате собствените си дейности. Направете всичко по силите си, така че средата около вас да допринася за вашата производителност, вдъхновява и кара да искате да бъдете активни. Вземете помощни устройства (глупаво е да използвате пишеща машина, когато има лаптоп), поддържайте поръчката всеки ден (това е по-лесно от копаенето на отпадъци на всеки шест месеца).

Ние действаме по-ефективно, когато сме в добро състояние. Затова е необходимо да се грижим за поддържането на здравето и ефективността на организма, като му осигуряваме енергия и почивка. Важно е да сте в състояние да спрете навреме, да признаете, че не можете да промените всички случаи, дори ако спрете да ядете и спите. Работата по изтощение няма да доведе до правилни резултати, а след това тялото ще продължи да взема изразходваните ресурси чрез болест или депресия. На първо място винаги трябва да стоите, скъпи хора и взаимоотношения, а след това и моменти на работа. Така си поставете график и се отпуснете, пийте витамини и спите на удобна възглавница.

Когато планирате бъдещите си дейности, вземете под внимание индивидуалните си характеристики и биоритмите и не следвайте примера на някой ден. Е, тук не е необходимо да се назначават "бухали" за сутрешния бизнес, които изискват максимална концентрация или скорост, точно както е по-добре за чучулигите да разтоварят вечерта си от отговорни срещи. Вземете под внимание особеностите на живота си, и особено тези от неговите моменти, в които сте заети да чакате (завой, път, закъснение за друг човек). По това време, което много хора губят, можете да направите някои неща, като четене на книга или статия, план за утре, да направите няколко обаждания, да отговорите на съобщения, да добавите шал и т.н.

Подхождайте към всичко творчески - поставете си цел да намерите максимални възможности за изпълнение на нови задачи. Първо ще бъде трудно, но когато стане начин на живот, ще забележите, че извършването на автоматични действия може да включва и други дейности (слушане на аудио книга, докато почиствате или извършвате няколко повиквания, докато пишете документ).

Направете планове - за деня, за годината, за живота и се стремете да изпълните точките. Изберете най-важната задача за днес и веднага започнете нейното изпълнение. Планираният случай трябва да се извърши незабавно, тъй като колкото повече стартирате, толкова по-трудно ще е да започнете по-късно и колкото повече ситуацията се влошава.

Най-често при планирането имаме добра представа за това как ще изглежда началото на дейността, но планирането на завършването е не по-малко важно. Това включва параметри като времето, необходимо за извършване на дейността, какъв трябва да е крайният резултат, в кои случаи спирате да работите независимо от резултата и в който променяте посоката на дейност или коригирате детайлите.

Определянето на значимостта, отнемането на време и способността за добавяне на необходими и внезапни задачи, като фигурите на Тетрис, са незаменими качества на управлението на времето, изпълнението на което изисква пластичност и готовност за промени, като същевременно се запази общата посока на движение.

Управление на времето - как да се направи всичко?

Желанието да бъдеш във времето е изпълнено с неврози, депресии и нервни сривове, тъй като никой не може да направи точно това. Това е като желанието на всички - съвсем разбираемо, но не наистина осъществимо. Необходимо е да се разгледа обективно ситуацията, като се оценят вашите способности, нужди, способности и възложени задачи. И изберете това, което е най-важно, за да имате поне това, а не да бъдете разпръснати по всички видове дейности, като по този начин загубите постигането на много специфични неща. Ние можем какво можем. Сега трябва да знаете какво е то.

Как да направим всичко? Управление на времето може да помогне с това. За начало си струва да се отнеме по-голямата част от неподходящата отговорност и да се отхвърлят някои въпроси. Важното е да не се отлага за неопределено време, а именно да се откажеш (в първия вариант неизпълнената задача ще те морално да тласка през цялото време, във втория ще получиш свобода и време). Можете да изтривате задачи от вашия преносим компютър, които по някакъв начин ще бъдат разрешени без вашата намеса (изключване на електричеството в района, подпомагане на всички стари жени по улиците, търсене на работа за приятелите ви - всичко, което е извън вашата отговорност).

В останалите случаи вижте възможността за делегиране. В края на краищата, не всички действия са необходими, за да се изпълнявате сами. Авторски проект, пътуване до лекар, презентация е ваша, но можете да помолите приятел да отиде в погрешна посока, за да плати сметката за апартамент. Също така оставяйте на себе си тези въпроси, които можете да делегирате, но ако ги правите сами, ще развиете някои свои важни умения. Тази форма ще прекарва времето си сега, но ще го спаси в бъдеще, а може би не само време, но и материални ресурси (в края на краищата, ако се научите да сменяте колелото сами, тогава ще спестите от услугите на камион и автосервиз, а също и прекарвате време похарчени за тях).

Отхвърляйки ненужното, остава много конкретен списък от случаи, които могат пряко да повлияят на живота ви и са във вашата област на отговорност. Изпълнявайте всички указания на главата, имайте време да направите своите собствени идеи, докато все още се отпуснете. Всичко това може да се направи, ако следвате правилата за управление на времето, които започват с изготвяне на собствен график. Това се отнася както за стандартните осемчасови офис работници, така и за служителите на свободна практика, които изцяло управляват времето си. Първият трябва да планира работата си, за да има време да го направи по време на работното време и да не се дърпа у дома, а вторият, така че работата като цяло да се извършва и да се извършва редовно.

Следвайки основните правила за управление на времето, е необходимо да се даде приоритет и да се започне с най-важното. Прехвърлете второстепенните задачи за оставащото време или можете да ги изпълнявате между важни (например, докато пътувате от една среща в друга, можете лесно да плащате сметки, да се обадите на приятел или да прегледате новината). Избрани случаи, се опитват да изпълняват последователно, а не да се разсейва от вторични задачи и свързаните с тях отвличания. Най-ефективният начин е да вземете само един случай и да го довършите, а след това да продължите само с втория. В противен случай рискувате да не спазите сроковете с няколко проекта наведнъж, увеличавайки нивото на емоционалния стрес, както и да намалявате ефективността си поради постоянно превключване между различни задачи.

Управлението на времето включва възможността за минимизиране на разсейването - можете да общувате със служителите си по време на обяд, със семейството след работа. Затваряйте социалните мрежи и отвличайте вниманието от гледането на забавни видеоклипове - тези невидими малки отклонения отнемат по-голямата част от времето. Организирайте пространството по начин, който допринася за работата: грижете се за добро осветление, удобни мебели, наличието само на необходимите аксесоари; ако работите у дома, извадете възглавницата-играчки и други съблазнителни неща от погледа, създайте работна среда. Филтрирайте информацията, която ви идва. Мозъкът не различава колко важна и полезна е информацията, идваща отвън, тя анализира, обработва, помни, губи резервите си. Не зареждайте главата си с безполезна информация, конфигурирайте филтри в социални мрежи, абонаменти и други новинарски ресурси. Разходите за този час или два, ще спестите време за разглеждане на целия набор от информация и ще спестите свежестта на възприятието.

Основното правило за управление на времето е да организирате почивката си правилно. Не забравяйте, че по време на работния ден трябва да има кратки почивки от 15-30 минути за промяна на дейностите и поддържане на работоспособността, както и една голяма почивка за обяд. Погрижете се за вечерния и уикендния отдих, планирайте почивката си - всички видове отдих трябва да ви носят нови емоции и да се основават на принципа на променящите се дейности и условия. Човек, натоварен със същия тип дейност, бързо се уморява, умствените процеси са потиснати и интересът се губи, така че ако няма място за разнообразие във вашата трудова дейност, тогава вашата задача е да разнообразите свободното време и да спрете колкото е възможно повече.

Как да направим всичко? Управлението на времето казва, че има повече време и техниката "последен ден" помага да се отхвърлят незначителни въпроси. Представете си какво сте оставили да живеете един ден, за какво ще го похарчите? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Постоянно се ангажираме с коригирането на списъка: изтриването на направените точки мотивира значително, а пренареждането или добавянето на нови отразява сегашната ситуация.

Потърсете мотивация и направете нещо интересно за вас. Дейност, която не носи личен интерес, ще изглежда тежка, а изпълнението ще отнеме много усилия. Затова е толкова важно да откриете за себе си външна или вътрешна мотивация, вашето лично значение на извършените действия. Човек, който има собствена мисия и човек, който просто прави това, което са казали на същото място при същите условия, ще се почувства различно и ще има различна ефективност.

Принципи за управление на времето

Управлението на времето има редица техники и принципи, познаването и използването на които помагат да се структурира времето ви. Ключовият момент в управлението на времето е приоритизирането на задачите, което допълнително им помага да планират или делегират ефективно. Най-приоритетната задача с най-значимите негативни последици винаги е поставена на първо място, а останалите се извършват едва след нейното изпълнение.

За разпределението на целите според тяхната значимост е подходящ сравнително прост метод на ABCGD, където на буквата А се възлагат най-важните въпроси и по-нататък се намалява степента на значимост. Обикновено случаите, които попадат в категория D, могат да бъдат изтрити от вашия списък със задачи или изпълнени със свободно време, вътрешна сила и желание. В случай на еднаква степен на увреждане, когато няколко задачи не са изпълнени, те се присвояват на категории A1, A2 и по-нататък. И те се изпълняват в съответствие с техния брой, поддържайки строга последователност и принцип на следващата задача след завършването на предишната. Тук се задейства законът за принудителната ефективност, тъй като няма достатъчно живот, за да се направи абсолютно всичко, но можете да направите най-важното, ако се концентрирате върху избрания случай. Изберете най-печелившите, печеливши, съществени и съсредоточете усилията си върху тази дейност.

Методите за управление на времето са разнообразни и се фокусират върху подчертаването на най-важното - това е един от тях. Възможно е да се систематизират класираните случаи по принципа Eizekhauer, при който всички задачи се разделят на четири групи и имат подходящи стратегии за вземане на решения, които са оптимални за всяка група. Приоритетните задачи, на които си струва да концентрирате цялото си внимание, са спешни и важни, най-често неуспехът да се извършват такива действия носи със себе си най-плачевни резултати. Разбира се, важни и неотложни въпроси могат да бъдат отложени за известно време, но е разумно за тях да се отдели определен период от време, тъй като постоянното отлагане на важни въпроси ги прави неотложни и обемът на първата категория се увеличава, което създава ненужно бреме. Спешни и не важни неща - тези задачи, които постоянно крадат времето ви, отвличат вниманието от важни неща. Опитайте колкото е възможно повече да минимизирате техния брой или да превъзложите други. Ненужните и маловажни въпроси могат да бъдат поверени на някой друг или да не бъдат изпълнени.

Принципът на "яде жаба на сутринта" е роден от притча за това, че ако трябва да ядеш жаба в този ден, по-добре е да я ядеш сутрин и да не страдаш до края на деня, малко вероятно е да ти се случи нещо по-лошо. Жабата в това въплъщение се сравнява с наличието на неприятна афера, отлагането на което ще увеличи емоционалния стрес, приблизителните негативни последствия. В такива случаи е необходимо да действаме решително и незабавно - да направим необходимите неща възможно най-бързо и бързо. Това са ситуации, в които трябва да се обадите на клиент, който не ви харесва, или обяснение на общи истини на подчинен, или уволнение на човек. Започвайки работата си с отърваването на тези "жаби", вие се снабдявате с положителна нагласа и чувство за победа до края на деня.

Принципът на любезното "управление на времето" помага да се спести много време. Практикувайте отричане на искания, които не са част от вашите приоритети или отговорности за работа. Бъдете тактични, отказвайте не на човека, а на предложената задача. Определете за себе си, като отказвате как непродуктивни действия, можете да спестите много време. Това могат да бъдат редовни паузи и кафе с колеги, обсъждане на най-новите клюки и новини, телефонни разговори, които не са свързани с работата, изпълнението на чужда работа. У дома те могат да бъдат безсмислено гледане на промоционални оферти, превключване на канали, прелистване на социални ленти или изпълнение на безкрайни искания от съседи. Научете се да отказвате, да уважавате човека и времето си.

Правилото на "конете и колите" е да се намери хармония между необходимостта да се изпълни и възможността за почивка, която може да бъде коригирана чрез непрекъснато следене на списъка от необходими задачи. Може би някои от вашите обичайни и дори автоматични действия вече не са релевантни или формални, а някои дейности с течение на времето са получили по-удобна форма на изпълнение (лична среща в другия край на града може да бъде заменена с Skype, изпращане на отделни писма с бюлетин). Постоянно гледане на такива промени, можете не само да заредите "количката" с нови отговорности, но и да се отървете от старите и ненужни такива, за да не се претоварвате до състояние, в което е невъзможно да се движите.

Принципът на управление на времето "яде слон" е кодово име за ситуации, когато е необходимо да се реши някакъв глобален проблем. Най-често такива цели се разтягат с течение на времето и не се решават в рамките на един месец, те изискват постоянно инвестиране на енергия, а резултатите, които ще задоволят присъствието им, няма да се появят скоро. За такива големи "слонове" е целесъобразно да се разделят на подзадачи ("парчета, които могат да се консумират едновременно"). Планирайте големия си бизнес на няколко етапа, които имат своя логичен край, така че видимото завършване на един ще стимулира изпълнението на следващия. Принципът е удобен не само за големи, но и за дългосрочни проекти. Задачите трябва да бъдат разделени от по-голямото на по-голямото, докато принципът стане ясен и прозрачен, а самите задачи не престават да предизвикват ступ в необятността.

Принципът на "швейцарското сирене" е донякъде подобен на "яденето на слон", разликата е, че "слон се яде" в края на краищата в определена последователност, която има своя собствена логика и необходимост, докато при "ядене на сирене" можете да се движите хаотично и започнете или продължете от мястото, където сега сте най-удобен или лесно достъпен.

Използването на тези методи е доста ефективно само по себе си, но може да изисква от вас да се адаптирате творчески, тъй като за една ситуация може да се наложи да използвате няколко техники и трябва да различавате кои техники са най-ефективни за решаване на тези проблеми.

Гледайте видеоклипа: 7 тактики за управление на времето и Продуктивност + Несеминарът! (Август 2019).